Digitaler Kassenbeleg ab 1.10.2026: Umstellung, Pflichten, Technik-Check

In wenigen Wochen ändert sich, wie Sie Belege ausgeben dürfen. Ab 1. Oktober 2026 ist der digitale Beleg dem Papierbeleg rechtlich gleichwertig – ohne Betragsgrenze, in jeder Branche, für jeden Barumsatz.

Die gute Nachricht vorweg: Sie müssen nichts umstellen. Es ist eine Wahlmöglichkeit, keine Pflicht. Die weniger gute: Wer sie nutzen will, braucht mehr als einen Haken in der Kassensoftware.

Was sich rechtlich ändert

Die Änderung steht in § 132a BAO und geht auf das Abgabenänderungsgesetz 2025 zurück, das der Nationalrat am 10. Dezember 2025 beschlossen hat. Technisch flankiert wird sie durch die Novelle der Registrierkassensicherheitsverordnung (BGBl. II Nr. 134/2026, kundgemacht am 11. Juni 2026).

Der Kern ist eine kleine Verschiebung im Gesetzestext mit großer Praxisfolge:

Bisher musste der Beleg dem Kunden übermittelt werden – er musste also in dessen Verfügungsbereich gelangen. Künftig genügt es, dass der Kunde ihn auslesen kann.

Damit wird die Anzeige am Bildschirm zur vollwertigen Belegerteilung. Der Gast scannt den QR-Code oder fotografiert die Anzeige ab – fertig. Die Belegerteilungspflicht selbst bleibt unverändert bestehen, nur die zulässige Form wird breiter.

Die früher diskutierte Betragsgrenze von 35 Euro ist entfallen. Die Regelung gilt für jeden Betrag.

Die zulässigen Wege

Das Finanzministerium nennt zwei Grundformen:

1. Bereitstellung zum Auslesen vor Ort Anzeige auf einem kundenzugewandten Bildschirm – Kassendisplay, Kundendisplay, Terminal. Der Kunde scannt oder fotografiert.

2. Übermittlung an den Kunden E-Mail, E-Mail-Anhang, App oder Web-Download. Als Format nennt das BMF ausdrücklich PDF und Textdateien, aber auch strukturierte Formate wie XML.

Beide Wege sind gleichwertig. Sie können sie auch kombinieren und dem Kunden die Wahl lassen.

Was Kundenrecht bleibt – und warum der Drucker bleibt

Das ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe zu optimistisch planen:

• Kunden können jederzeit einen Papierbeleg verlangen. Sofort nach der Zahlung oder nachträglich bis Geschäftsschluss desselben Tages.
• Organe der Abgabenbehörde ebenfalls. Bei einer Nachschau muss die Kasse auf Verlangen sofort einen Papierbeleg produzieren können.
• Wer vollständig auf digital umstellt, muss den Ausdruck also technisch weiterhin möglich halten. Der Bondrucker wandert nicht auf den Sperrmüll, er wandert unter die Theke.

Rechnen Sie damit, dass ein Teil Ihrer Gäste den Papierbeleg weiter will. Der Ablauf an der Kasse muss beides können, ohne dass eine Schlange entsteht.

Vier technische Voraussetzungen, die Sie vorher prüfen sollten

1. Ein kundenzugewandter Bildschirm mit ausreichender Anzeigedauer

Das BMF formuliert es sinngemäß so, dass der Beleg ausreichend lange zur digitalen Mitnahme angeboten werden muss. Ein kurzes Aufblitzen des QR-Codes genügt nicht. Praktisch heißt das: Der Code bleibt stehen, bis der nächste Vorgang startet – oder bis der Gast ihn wegtippt.

Prüfen Sie: Ist das Display so montiert, dass ein Gast es ohne Verrenkung scannen kann? Bei vielen Kassenplätzen zeigt der zweite Bildschirm heute Werbung, nicht den Bon.

2. Die Belegerteilungsart muss dokumentiert werden

Das ist neu und kommt aus der RKSV-Novelle: Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem muss festhalten, auf welchem Weg der Beleg erteilt wurde. Nicht jede Kassensoftware kann das heute. Fragen Sie Ihren Anbieter konkret danach – nicht danach, ob er „den digitalen Beleg unterstützt”.

3. Die Pflichtinhalte bleiben unverändert

Am Beleginhalt ändert sich nichts. Der digitale Beleg trägt dieselben Merkmale wie der gedruckte: Unternehmensbezeichnung, fortlaufende Nummer, Datum und Uhrzeit, Menge und Bezeichnung, Betrag getrennt nach Steuersätzen, Kassenidentifikationsnummer und den maschinenlesbaren Code mit der Signatur.

4. Der Ablauf an der Kasse

Der unterschätzte Teil. Wer die Wahl nicht aktiv anbietet, sondern sie stillschweigend wegrationalisiert, produziert Diskussionen an der Kasse und im schlechteren Fall eine Beanstandung. Ein Satz reicht: „Beleg zum Scannen oder ausgedruckt?”

Der Datenschutz-Punkt, über den kaum jemand spricht

Wenn Sie Belege per E-Mail zustellen, verarbeiten Sie eine personenbezogene E-Mail-Adresse. Die DSGVO-Grundlagen für ChatGPT im Unternehmen gelten analog für jede digitale Kundendatenverarbeitung. Damit gilt:

• Zweckbindung. Die Adresse wurde zur Belegzustellung erhoben – nicht als Newsletter-Verteiler.
• Werbe-Einwilligung. Für Marketing-Mails brauchen Sie eine gesonderte Einwilligung nach § 174 TKG 2021. Die Belegadresse ist kein Freibrief.
• Löschkonzept. Sie brauchen eine Regel, wie lange Sie diese Adressen behalten.

Eine österreichische Primärquelle, die das für den Kassenbeleg ausdrücklich behandelt, gibt es derzeit nicht – das ist eine Ableitung aus der allgemeinen Rechtslage, keine gesicherte Verwaltungspraxis. Ähnlich verhält es sich mit Newsletter-Anmeldungen in Österreich, wo KMU eigene Compliance-Regeln beachten müssen. Praktisch relevant ist sie trotzdem.

Der einfachste Weg, dem Thema komplett auszuweichen: Die Display-/QR-Variante wählen. Dabei entstehen gar keine Kundendaten. Sie erfüllen die Belegerteilungspflicht, ohne eine einzige E-Mail-Adresse zu speichern.

Ihre Checkliste bis 1. Oktober

• Kassenanbieter fragen: Unterstützt das System die Anzeige zum Auslesen und die Dokumentation der Belegerteilungsart?
• Softwareversion prüfen und gegebenenfalls Update einplanen
• Kundendisplay auf Position und Anzeigedauer prüfen
• Sicherstellen, dass der Papierausdruck jederzeit möglich bleibt
• Entscheidung treffen: Display/QR oder E-Mail-Zustellung – bei E-Mail zusätzlich Zweckbindung und Löschfrist klären
• Mitarbeiter einweisen: ein Satz für den Regelfall, ein Satz für den Papierwunsch
• Bei Bedarf Hinweisschild an der Kasse

Was das mit 2030 zu tun hat

Der digitale Beleg wirkt wie eine Bequemlichkeitsregel. Er ist auch der erste Schritt in eine strukturierte, maschinenlesbare Belegkette.

Auf EU-Ebene ist das ViDA-Paket („VAT in the Digital Age”) am 14. April 2025 in Kraft getreten. Der zentrale Stichtag ist der 1. Juli 2030: digitale Quasi-Echtzeitmeldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Andere Mitgliedstaaten sind früher dran – Belgien und Kroatien seit Anfang 2026, Polen seit Februar 2026, Frankreich ab September 2026. Österreich hält sich bei nationalen Regelungen bisher zurück.

Für einen Gastrobetrieb oder ein EPU ändert das kurzfristig nichts. Mittelfristig heißt es: Wer seine Belegdaten heute sauber digital aufsetzt, baut den Unterbau für das, was ohnehin kommt.

Wo sich der Aufwand rechnet

Der digitale Beleg macht die Belegdaten erstmals am Ausgang maschinenlesbar. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Belege nicht mehr gesammelt, sortiert und übergeben werden müssen, sondern direkt in die Buchhaltung wandern.

Wenn Sie ohnehin an der Kasse arbeiten, ist das der Moment, zwei weitere Fragen mitzunehmen: Wie kommen Ihre Kassendaten heute zur Steuerberatung? Und welche der wiederkehrenden RKSV-Termine – Quartalssicherung, Jahresbelegprüfung, Zertifikatsablauf – merken Sie sich derzeit im Kopf?

Beides lässt sich einmal einrichten und danach vergessen. Das ist meist der größere Hebel als die Umstellung selbst.

Unser Registrierkassen-Service unterstützt Sie dabei, die Umstellung mit Ihrem Kassensystem und Ihrer Buchhaltung abzustimmen — ohne überflüssige Prozessbrüche, ohne dass Sie sich durch Verordnungen arbeiten müssen. Für die Buchhaltungsautomatisierung haben wir einen eigenen Leitfaden zur KI-gestützten Rechnungsautomatisierung erstellt.