Inhaltsverzeichnis

    Das Wichtigste in Kürze

    • Digitaler Beleg ist seit 1. Oktober 2026 vollwertig – ohne Betragsgrenze, Display oder E-Mail genügen
    • Kunden und Finanzamt können jederzeit Papierbeleg verlangen – Drucker muss funktionsfähig bleiben
    • Kassensoftware muss Belegerteilungsart dokumentieren – nicht jedes Update ist vollständig implementiert
    • E-Mail-Zustellung löst Datenschutzpflichten aus – Display-Variante vermeidet Kundendaten komplett
    • ViDA-Paket gilt ab 1. Juli 2030 EU-weit – digitaler Beleg ist erster Schritt zur strukturierten Belegkette

    Seit dem 1. Oktober 2026 gelten neue Spielregeln an der Kasse: Der digitale Beleg ist dem Papierbeleg rechtlich voll gleichwertig – ohne Betragsgrenze, in jeder Branche, für jeden Barumsatz.

    Die gute Nachricht vorweg: Sie müssen nichts umstellen. Es ist eine Wahlmöglichkeit, keine Pflicht. Die weniger gute: Wer sie nutzen will, braucht mehr als einen Haken in der Kassensoftware.

    Was sich rechtlich geändert hat

    Die Änderung steht in § 132a BAO und geht auf das Abgabenänderungsgesetz 2025 zurück, das der Nationalrat am 10. Dezember 2025 beschlossen hat. Technisch flankiert wird sie durch die Novelle der Registrierkassensicherheitsverordnung (BGBl. II Nr. 134/2026, kundgemacht am 11. Juni 2026).

    Der Kern ist eine kleine Verschiebung im Gesetzestext mit großer Praxisfolge:

    Früher musste der Beleg dem Kunden zwingend übermittelt werden – er musste also physisch oder digital in dessen Verfügungsbereich gelangen. Seit Oktober genügt es, dass der Kunde ihn auslesen kann.

    Damit ist die Anzeige am Bildschirm eine vollwertige Belegerteilung. Der Gast scannt den QR-Code oder fotografiert die Anzeige ab – fertig. Die Belegerteilungspflicht selbst bleibt unverändert bestehen, nur die zulässige Form ist breiter geworden.

    Die ursprünglich diskutierte Betragsgrenze von 35 Euro ist entfallen. Die Regelung gilt für jeden Betrag.

    Die zulässigen Wege

    Das Finanzministerium nennt zwei Grundformen:

    1. Bereitstellung zum Auslesen vor Ort Anzeige auf einem kundenzugewandten Bildschirm – Kassendisplay, Kundendisplay, Terminal. Der Kunde scannt oder fotografiert.

    2. Übermittlung an den Kunden E-Mail, E-Mail-Anhang, App oder Web-Download. Als Format nennt das BMF ausdrücklich PDF und Textdateien, aber auch strukturierte Formate wie XML.

    Beide Wege sind gleichwertig. Sie können sie auch kombinieren und dem Kunden die Wahl lassen.

    Was Kundenrecht bleibt – und warum der Drucker bleibt

    Das ist der Punkt, an dem viele Betriebe zu optimistisch planen:

    • Kunden können jederzeit einen Papierbeleg verlangen. Sofort nach der Zahlung oder nachträglich bis Geschäftsschluss desselben Tages.
    • Organe der Abgabenbehörde ebenfalls. Bei einer Nachschau muss die Kasse auf Verlangen sofort einen Papierbeleg produzieren können.
    • Wer vollständig auf digital umstellt, muss den Ausdruck also technisch weiterhin möglich halten. Der Bondrucker wandert nicht auf den Sperrmüll, er wandert unter die Theke.

    Rechnen Sie damit, dass ein Teil Ihrer Gäste den Papierbeleg weiter will. Der Ablauf an der Kasse muss beides können, ohne dass eine Schlange entsteht.

    Vier technische Voraussetzungen, die Sie vor der Umstellung prüfen sollten

    1. Ein kundenzugewandter Bildschirm mit ausreichender Anzeigedauer

    Das BMF formuliert es sinngemäß so, dass der Beleg ausreichend lange zur digitalen Mitnahme angeboten werden muss. Ein kurzes Aufblitzen des QR-Codes genügt nicht. Praktisch heißt das: Der Code bleibt stehen, bis der nächste Vorgang startet – oder bis der Gast ihn wegtippt.

    Prüfen Sie: Ist das Display so montiert, dass ein Gast es ohne Verrenkung scannen kann? Bei vielen Kassenplätzen zeigt der zweite Bildschirm noch Werbung statt den Bon.

    2. Die Belegerteilungsart muss dokumentiert werden

    Das ist neu und kommt direkt aus der RKSV-Novelle: Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem muss festhalten, auf welchem Weg der Beleg erteilt wurde. Noch nicht jede Kassensoftware im Feld hat dieses Update sauber integriert. Fragen Sie Ihren Anbieter konkret danach – nicht nur allgemein danach, ob er „den digitalen Beleg unterstützt”.

    3. Die Pflichtinhalte bleiben unverändert

    Am Beleginhalt ändert sich nichts. Der digitale Beleg trägt dieselben Merkmale wie der gedruckte: Unternehmensbezeichnung, fortlaufende Nummer, Datum und Uhrzeit, Menge und Bezeichnung, Betrag getrennt nach Steuersätzen, Kassenidentifikationsnummer und den maschinenlesbaren Code mit der Signatur.

    4. Der Ablauf an der Kasse

    Der unterschätzte Teil. Wer die Wahl nicht aktiv anbietet, sondern sie stillschweigend wegrationalisiert, produziert Diskussionen an der Kasse und im schlechteren Fall eine Beanstandung. Ein Satz reicht: „Beleg zum Scannen oder ausgedruckt?”

    Der Datenschutz-Punkt, über den kaum jemand spricht

    Wenn Sie Belege per E-Mail zustellen, verarbeiten Sie eine personenbezogene E-Mail-Adresse. Damit gilt:

    • Zweckbindung. Die Adresse wurde zur Belegzustellung erhoben – nicht als Newsletter-Verteiler.
    • Werbe-Einwilligung. Für Marketing-Mails brauchen Sie eine gesonderte Einwilligung nach § 174 TKG 2021. Die Belegadresse ist kein Freibrief.
    • Löschkonzept. Sie brauchen eine Regel, wie lange Sie diese Adressen behalten.

    Eine österreichische Primärquelle, die das für den Kassenbeleg ausdrücklich behandelt, gibt es derzeit nicht – das ist eine Ableitung aus der allgemeinen Rechtslage, keine gesicherte Verwaltungspraxis. Praktisch relevant ist sie trotzdem.

    Der einfachste Weg, dem Thema komplett auszuweichen: Die Display-/QR-Variante wählen. Dabei entstehen gar keine Kundendaten. Sie erfüllen die Belegerteilungspflicht, ohne eine einzige E-Mail-Adresse zu speichern.

    Ihre Checkliste für die Umstellung

    • Kassenanbieter fragen: Unterstützt das System die Anzeige zum Auslesen und die Dokumentation der Belegerteilungsart?
    • Softwareversion prüfen und gegebenenfalls das entsprechende Update einspielen
    • Kundendisplay auf Position und Anzeigedauer prüfen
    • Sicherstellen, dass der Papierausdruck jederzeit möglich bleibt
    • Entscheidung treffen: Display/QR oder E-Mail-Zustellung – bei E-Mail zusätzlich Zweckbindung und Löschfrist klären
    • Mitarbeiter einweisen: ein Satz für den Regelfall, ein Satz für den Papierwunsch
    • Bei Bedarf Hinweisschild an der Kasse anbringen

    Was das mit 2030 zu tun hat

    Der digitale Beleg wirkt wie eine Bequemlichkeitsregel. Er ist auch der erste Schritt in eine strukturierte, maschinenlesbare Belegkette.

    Auf EU-Ebene ist das ViDA-Paket („VAT in the Digital Age”) am 14. April 2025 in Kraft getreten. Der zentrale Stichtag ist der 1. Juli 2030: digitale Quasi-Echtzeitmeldung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze. Andere Mitgliedstaaten sind früher dran – Belgien und Kroatien seit Anfang 2026, Polen seit Februar 2026 und Frankreich seit September 2026. Österreich hält sich bei nationalen Regelungen bisher zurück.

    Für einen Gastrobetrieb oder ein EPU ändert das kurzfristig nichts. Mittelfristig heißt es: Wer seine Belegdaten heute sauber digital aufsetzt, baut den Unterbau für das, was ohnehin kommt.

    Wo sich der Aufwand rechnet

    Der digitale Beleg macht die Belegdaten erstmals am Ausgang maschinenlesbar. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Belege nicht mehr gesammelt, sortiert und übergeben werden müssen, sondern direkt in die Buchhaltung wandern.

    Wenn Sie ohnehin an der Kasse arbeiten, ist das der Moment, zwei weitere Fragen mitzunehmen: Wie kommen Ihre Kassendaten heute zur Steuerberatung? Und welche der wiederkehrenden RKSV-Termine – Quartalssicherung, Jahresbelegprüfung, Zertifikatsablauf – merken Sie sich derzeit im Kopf?

    Beides lässt sich einmal einrichten und danach vergessen. Das ist meist der größere Hebel als die Umstellung selbst.

    Sie wollen wissen, was sich in Ihrem Betrieb konkret automatisieren lässt – von der digitalen Belegübergabe bis zur automatischen Fristenüberwachung? In der IT-Sprechstunde sehen wir uns Ihre Abläufe an und klären direkt, wo sich der Aufwand lohnt und wie Sie die Systeme sauber verbinden.

    Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Er gibt den Stand von Oktober 2026 wieder.

    Quellen