Registrierkasse Gastronomie: Trinkgeld, Gutscheine, Tischabrechnung

Die Registrierkassenpflicht gibt es seit 2016. Trotzdem sind es jedes Jahr dieselben Punkte, an denen Gastrobetriebe bei einer Nachschau hängen bleiben – und es sind fast nie die großen Dinge.

Im Jänner 2026 hat die Steuerfahndung einen Fall von Kassenmanipulation in der österreichischen Gastronomie aufgedeckt: über 50 Hausdurchsuchungen, rund 20 Beschuldigte, der Schaden laut Finanzministerium im hohen einstelligen Millionenbereich. Es lief Manipulationssoftware, die Buchungen nachträglich gelöscht hat – gezielt dort, wo kein Beleg verlangt wurde. (Es gilt die Unschuldsvermutung; das Verfahren läuft.)

Die Folge für alle anderen: Die Finanz prüft genauer, und sie prüft datengetrieben. Dieser Beitrag geht die Punkte durch, die dabei tatsächlich auffallen.

Zuerst: drei Pflichten, die ständig verwechselt werden

Ebene	Norm	Wen trifft es	Ab wann
Einzelaufzeichnungspflicht	§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO	praktisch jeden Betrieb	ab dem ersten Cent
Belegerteilungspflicht	§ 132a BAO	jeden Betrieb bei jedem Barumsatz	ab dem ersten Barumsatz
Registrierkassenpflicht	§ 131b BAO + RKSV	nur über beiden Umsatzgrenzen	ab dem viertfolgenden Monat

Keine Kassenpflicht heißt nicht: kein Beleg. Auch das einzelne Glas Wein beim Buschenschank braucht einen Beleg, sobald keine Ausnahme greift.

Die Registrierkassenpflicht setzt ein, wenn beide Grenzen überschritten sind, jeweils netto und je Betrieb: über 15.000 Euro Jahresumsatz und davon über 7.500 Euro Barumsätze.

Der Punkt, der Wirte am häufigsten überrascht: Karte ist bar

„Bar” ist im Gesetz viel weiter als Bargeld. Entscheidend ist die Zahlung bei körperlicher Anwesenheit.

Zählt als Barumsatz: Bargeld · Bankomatkarte vor Ort · Kreditkarte am Terminal · Mobile Payment vor Ort · Barscheck · Einlösung selbst ausgegebener Gutscheine · Anzahlungen und Restzahlungen in bar

Zählt nicht: Überweisung nach Rechnung · Online-Banking und eps · SEPA-Lastschrift · Verrechnungsscheck · PayPal · Erlagschein · Kreditkarte im Web-Checkout

Ein Lokal, das fast nur noch Karte kassiert, ist also trotzdem registrierkassenpflichtig. Der Gedanke „wir nehmen kaum noch Bargeld, das betrifft uns nicht” ist einer der teuersten Irrtümer der Branche.

Tischabrechnung und Kellnerbon

Die Einzelaufzeichnungspflicht verlangt grundsätzlich, jeden Bareingang einzeln zu erfassen. Das BMF akzeptiert in der Gastronomie aber die Tischabrechnung des Kellners als Einzeleingang, wenn das System den Tisch boniert und die Gäste zeitnah bar bezahlen.

Für den Beleg heißt das:

• Bei gesammelter Verrechnung genügt ein Beleg für den Tisch, ausgehändigt an einen Gast – sofern Tisch beziehungsweise Verrechnungskreis und die einzelnen Produkte am Beleg ersichtlich bleiben.
• Zahlt jeder Gast getrennt, entsteht je Zahlungsvorgang ein eigener Barumsatz – und damit ein eigener Beleg.

Offene Bonierungen brauchen keine Signatur. Signiert wird der Barumsatz, nicht die Bestellung. Der Vorabbon in die Küche ist kein Beleg im Sinn der RKSV.

Was ausdrücklich nicht geht: Stock- und Standverrechnung. Waren vor Geschäftsbeginn an den Kellner ausgeben und die Tageslosung über den Endbestand zurückrechnen, ersetzt keine ordnungsgemäße Losungsermittlung. Das ist eine klassische Prüfungsfeststellung.

Trinkgeld – zwei Ebenen, zwei völlig verschiedene Regeln

In der Kasse

• Trinkgeld an den Unternehmer ist Bareinnahme: einkommen- und umsatzsteuerpflichtig, in der Kasse zu erfassen, zählt zur 7.500-Euro-Grenze.
• Trinkgeld an Arbeitnehmer zählt nicht zu den Umsatzgrenzen. Wird es in der Kasse erfasst, ist es wie ein durchlaufender Posten zu behandeln – technisch als 0-%-Position. Eine Erfassungspflicht besteht nicht; wird es erfasst, braucht es keinen eigenen Beleg.

Die Praxisfalle: Kartenzahlung inklusive Trinkgeld. Wird der Trinkgeldanteil nicht getrennt als 0-%-Durchlaufposten boniert, wird er ungewollt zu Umsatz – mit Umsatzsteuerfolge auf Geld, das Ihnen nie gehört hat. Prüfen Sie diese Einstellung, wenn Sie ein Kartenterminal mit Trinkgeldfunktion nutzen.

In der Sozialversicherung: neu seit 1. Jänner 2026

Der Nationalrat hat am 16. Oktober 2025 eine bundeseinheitliche Trinkgeldregelung beschlossen (BGBl. I Nr. 77/2025), umgesetzt durch ÖGK-Verordnung. Sie ersetzt rund 36 regional unterschiedliche Pauschalen.

Gruppe (monatlich, Vollzeit)	2026	2027	2028
Beschäftigte mit Inkasso/Kundenkontakt	65 €	85 €	100 €
Beschäftigte ohne Inkasso	45 €	45 €	50 €
Lehrlinge und Pflichtpraktikanten	20 €	20 €	25 €

Ab 2029 wird jährlich valorisiert. Wichtig:

• Es sind SV-Bemessungsgrundlagen, keine Zahlungen und nichts, was in die Kasse gehört.
• Teilzeit aliquot. Abwesenheiten bis zu einem Monat sind unschädlich, darüber entfällt die Pauschale.
• Liegt das tatsächliche Trinkgeld deutlich darunter – als Richtwert gilt unter 50 Prozent – ist der Ist-Betrag anzusetzen, mit Nachweis.
• Tronc- und Poolsysteme sind erfasst. Der Verteilungsschlüssel war bis 28. Februar 2026 offenzulegen.
• Lohnsteuerlich bleibt Trinkgeld an Arbeitnehmer nach § 3 Abs. 1 Z 16a EStG steuerfrei.
• Ausgenommen sind Backoffice und Instandhaltung ohne Trinkgeld sowie Systemgastronomie, wo Trinkgeld nicht üblich ist.

Der Nebeneffekt, den kaum jemand am Schirm hat: Die Pauschale kann geringfügig Beschäftigte über die Geringfügigkeitsgrenze heben – 2026 liegt sie bei 551,10 Euro monatlich – und damit Vollversicherung auslösen.

Gutscheine: der Klassiker unter den Fehlkonfigurationen

Umsatzsteuerlich gibt es seit 2019 zwei Kategorien:

• Einzweckgutschein – Leistungsort und Steuersatz stehen bei Ausgabe fest, etwa ein Gutschein für „eine Pizza”. Die Umsatzsteuer entsteht bei Ausgabe; die Einlösung ist kein steuerbarer Umsatz mehr.
• Mehrzweckgutschein – der klassische Wertgutschein „100 Euro für Speisen und Getränke”, weil 10 % und 20 % gemischt sind. Die Umsatzsteuer entsteht bei Einlösung.
• Rabattgutscheine sind weder das eine noch das andere; sie wirken bei Einlösung als Entgeltminderung.

In der Kasse:

• Verkauf eines Wertgutscheins: als 0-%-Umsatz erfassen.
• Einlösung: gilt ausdrücklich als Barumsatz und braucht einen signierten Beleg.
• Mischbelege – Ware mit 20 % plus Wertgutschein mit 0 % – sind zulässig, dann aber signiert.
• Jetons und Wertmarken bei Veranstaltungen: Die Ausgabe ist einzelaufzeichnungspflichtig, aber noch kein Barumsatz.

Praxiswarnung: Die vorkonfigurierte Gutschein-Taste vieler Kassensysteme ist häufig falsch parametriert. Einzweck oder Mehrzweck muss betriebsindividuell eingestellt werden – das macht kein Anbieter für Sie. KI-Tools für die Buchhaltung können bei der Dokumentation und Kontrolle solcher Einstellungen unterstützen.

Ertragsteuerlich: Einnahmen-Ausgaben-Rechner versteuern bei Zufluss, also beim Gutscheinverkauf. Bilanzierer erst bei Einlösung.

Eine Randnotiz für alle, die selbst recherchieren: In Österreich steht diese Abgrenzung nicht im UStG-Paragraphentext, sondern in den Umsatzsteuerrichtlinien 2000, Rz 4 und Rz 683. Deutsche Zitate zu § 3 Abs. 13–15 dUStG sind hier nicht übertragbar.

Anzahlungen, Stornos, Trainingsbuchungen, Bewirtungsbelege

Vorgang	Regelung
Anzahlungen, Teil-, Raten-, Restzahlungen	gelten als Barzahlung, kassen- und belegpflichtig, zählen zur 7.500-Euro-Grenze – auch wenn vorher eine Rechnung mit Erlagschein ausgestellt wurde und der Gast trotzdem bar zahlt. Der Beleg darf auf die Rechnungsnummer verweisen.
Storno und Retoure	wahlweise Stornobuchung oder Negativumsatz, im Umsatzzähler mit Minusvorzeichen, signiert im Datenerfassungsprotokoll. Nachträgliches Löschen ist genau der Manipulationstatbestand, auf den die Prüfung schaut.
Trainingsbuchungen	ab Inbetriebnahme signiert ins Datenerfassungsprotokoll aufzunehmen und als Trainingsbuchung zu kennzeichnen. Häufungen nach Betriebsbeginn sind ein Red Flag.
Bewirtungsbelege (Sie als Aussteller)	ab 400 Euro brutto braucht der Beleg die vollen Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG, inklusive Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Wenn Gäste „eine Rechnung auf die Firma” wollen, muss die Kasse das können – ein häufiger Konfigurationsmangel.

Lieferdienste und Plattformen

Entscheidend ist die Zahlungsart, nicht der Bestellkanal.

Fall	Barumsatz?	Behandlung
Gast bestellt und zahlt online über die Plattform	nein	keine Belegerteilungspflicht für diesen Vorgang; der Umsatz zählt aber zur 15.000-Euro-Grenze
Gast zahlt bar an Ihren Fahrer	ja	Regelung für mobile Umsätze: Paragon vor Ort, Durchschrift behalten, nach Rückkehr ohne unnötigen Aufschub in der Kasse erfassen
Gast zahlt mit Karte am mobilen Terminal	ja	wie oben
Nachnahme über Post oder Spediteur	nein	der Zusteller ist nicht Leistungserbringer

Was offen ist: Ob der Plattformumsatz brutto – also zum Gastpreis mit der Provision als separate Ausgabe – oder netto zu erfassen ist, hängt vom Vertragsmodell ab (Vermittlung oder Eigenhändler). Dafür gibt es keine klare österreichische Quelle. Diese Frage gehört an Ihre Steuerberatung, nicht an den Kassenhändler.

Vier Steuersätze seit 1. Juli 2026

Leistung	Satz
Speisen im Restaurationsumsatz (vor Ort, Take-away, Lieferung)	10 %
Alle Getränke, alkoholisch und alkoholfrei, Kaffee, Tee, Säfte	20 %
Beherbergung und Camping	10 %
Ab-Hof-Verkauf von Wein durch den Erzeuger	13 %
Ausgewählte Grundnahrungsmittel als Lieferung, seit 1.7.2026	4,9 %

Der neue Satz von 4,9 Prozent gilt nur für Lieferung und Einfuhr. Restaurations- und Cateringumsätze sind ausdrücklich ausgenommen und bleiben bei 10 Prozent. Auch die Kombination kippt den Satz: Die Wurstsemmel bleibt bei 10 Prozent, weil das nicht begünstigte Lebensmittel mitgeliefert wird. Maßgeblich ist ausschließlich die Kombinierte Nomenklatur nach Anlage 3 UStG – nicht der Produktname.

Wen das trifft: Bäckerei-Cafés, Hofläden, Take-away-Betriebe und jede Gastronomie mit Verkaufsecke arbeiten jetzt potenziell mit vier Steuersätzen. Die Warengruppen in der Kasse müssen nach KN-Position neu klassifiziert werden. Milchmischgetränke gehen nach dem Überwiegensprinzip: Kakao 10 Prozent, Cappuccino 20 Prozent.

Kombiangebote – Menü mit Getränk, Halbpension, Frühstück im Zimmerpreis, All-inclusive, Buffet – müssen aufgeteilt und je Komponente versteuert werden.

Die Ausnahmen, die es nur in der Gastronomie gibt

Für vier gastronahe Konstellationen erlaubt die Barumsatzverordnung 2015 die vereinfachte Losungsermittlung – den Kassasturz. Wer darunter fällt, hat weder Registrierkassen- noch Einzelaufzeichnungs- noch Belegerteilungspflicht.

Die Umsatzgrenze wurde mit 1. Jänner 2026 von 30.000 auf 45.000 Euro netto pro Jahr angehoben. Das ist die praktisch wichtigste Änderung des Jahres für Saison- und Nebenerwerbsbetriebe – und ein Großteil der Ratgeber im Netz steht noch auf 30.000.

Kategorie	Grenze ab 1.1.2026	Zusatzbedingung
Umsätze im Freien („Kalte-Hände-Regelung”)	45.000 € netto	nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten
Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten	45.000 € netto	bautechnisch einfach ausgeführtes Gebäude
Buschenschank	45.000 € netto	höchstens 14 Öffnungstage im Kalenderjahr
Kantinen gemeinnütziger Vereine	45.000 € netto	höchstens 52 Betriebstage im Kalenderjahr

Dazu kommen Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten mit einem Einzelumsatz bis 20 Euro brutto – relevant für Getränke- und Kaffeeautomaten im Lokal.

Zwei Punkte, die Sie prüfen lassen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen:

Der BMF-Erlass formuliert die Grenze als „pro Kalenderjahr und Abgabepflichtigem”. Bisher war sie betriebsbezogen. Ob das für Mehrbetriebsstrukturen – etwa zwei Hütten unter einem Namen – eine Verschärfung bedeutet, ist nicht abschließend geklärt. Und: Einzelne Informationsseiten, auch bei der Wirtschaftskammer, nennen noch 30.000 Euro oder wenden die 45.000 nur auf Umsätze im Freien an. Die belastbare Lesart – gestützt auf BMF-Erlass, KPMG und Deloitte – ist: 45.000 Euro für alle vier Kategorien.

Vereinsfeste

Ein kleines Vereinsfest ist von Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht befreit. Dafür müssen alle vier Bedingungen gemeinsam erfüllt sein:

• mindestens 75 Prozent Organisation und Durchführung durch Mitglieder oder deren Angehörige, unentgeltlich
• Musik- oder Künstlerdarbietung höchstens 1.000 Euro pro Stunde
• Gesamtdauer aller Veranstaltungen höchstens 72 Stunden pro Kalenderjahr – gerechnet werden die tatsächlichen Betriebsstunden mit Ausschank oder Speisenabgabe
• Verpflegung durch Mitglieder

Für Gastwirte relevant: Wird die Verpflegung an einen Gastwirt ausgelagert, trifft diesen die Kassenpflicht eigenständig. Die Vereinsbefreiung schützt Sie nicht.

Und: Werden die 72 Stunden überschritten, kippt die Begünstigung für das ganze Kalenderjahr – nicht nur für die eine Veranstaltung, die zu lang war.

Was die Finanz bei einer Nachschau zuerst prüft

Rechtsgrundlagen: Nachschau § 144 BAO, Betretungsrecht § 146a BAO, Schätzung § 184 BAO.

1. Nullbeleg vor Ort. Die Kasse muss sofort einen Beleg produzieren können.
2. Start-, Monats- und Jahresbeleg vorhanden und geprüft.
3. Export des Datenerfassungsprotokolls und Auswertung auf Lücken, auffällige Storno- und Trainingsbuchungshäufungen, Zeitstempel-Anomalien, Sprünge im Umsatzzähler.
4. Registrierung von Kasse und Signaturerstellungseinheit in FinanzOnline, aktuelle Softwareversion.
5. Losungsermittlung – keine Stock- oder Standverrechnung, Kassabuch, Dokumentation von Privatentnahmen und Eigenverbrauch.
6. Wareneinsatzverprobung. Abgleich von Einkauf gegen erklärten Umsatz je Sparte mit branchenüblichen Rohaufschlägen. Abschläge für Personalverbrauch, Schwund und Einladungen werden nur anerkannt, wenn sie belegt sind.
7. Beobachtung und Testkäufe.

Schankanlagen-Daten, Bonierdaten, Tischöffnungs- und Umbuchungsprotokolle sowie Kellnerabrechnungen sind Grundaufzeichnungen und sieben Jahre aufbewahrungspflichtig. Sie dürfen nicht zurückgesetzt oder überschrieben werden.

Die teure Folge ist selten die Strafe von bis zu 5.000 Euro nach § 51 FinStrG. Teuer wird die Schätzung: Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, fällt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit nach § 163 BAO weg, und die Behörde schätzt nach § 184 BAO – in der Praxis mit Sicherheitszuschlägen.

Wo Ihre Kassendaten mehr können als archiviert werden

Ein Punkt zum Schluss, der nichts mit Compliance zu tun hat. Ihre Kasse produziert die ehrlichste Datenquelle im Betrieb: Umsatz je Stunde, je Wochentag, je Artikel, je Wetterlage, je Mitarbeiter. In den meisten Betrieben wird davon der Tagesabschluss gelesen – und der Rest liegt sieben Jahre lang herum, weil er muss.

Aus denselben Daten lässt sich ableiten, wann Sie wirklich Personal brauchen, welche Karten-Positionen Deckungsbeitrag bringen und welche nur Platz, und wie sich der Wareneinsatz gegen die tatsächliche Nachfrage entwickelt. Dafür braucht es keine neue Kasse, sondern einen Weg, die vorhandenen Daten regelmäßig und ohne Handarbeit auszuwerten.

Und die drei Termine, die jeder Betrieb im Kopf behalten muss – Quartalssicherung des Datenerfassungsprotokolls, Jahresbelegprüfung bis 15. Februar, Ablauf des Signaturzertifikats – lassen sich mit n8n-Workflows automatisieren einmal einrichten und danach vergessen.

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Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: August 2026.