Registrierkassenpflicht EPU: Ab wann Sie eine Kasse brauchen

Die kurze Antwort in drei Sätzen:

1. Wenn Sie ausschließlich per Honorarnote und Überweisung abrechnen, brauchen Sie keine Registrierkasse – egal wie hoch Ihr Umsatz ist.
2. Wenn Sie bar oder mit Karte vor Ort kassieren, brauchen Sie eine, sobald Ihr Jahresumsatz über 15.000 Euro liegt und davon über 7.500 Euro Barumsätze sind.
3. Einen Beleg müssen Sie in beiden Fällen ausstellen, sobald jemand vor Ort zahlt – ab dem ersten Cent.

Punkt 3 ist der teuerste Irrtum unter Selbstständigen. Der Rest dieses Beitrags erklärt, warum.

Der Entscheidungsweg

Frage 1: Kassieren Sie irgendetwas vor Ort? Nein → keine Registrierkassenpflicht. Weiter zu „Beleg auch ohne Kasse”. Ja → weiter.

Frage 2: Liegt Ihr Jahresumsatz je Betrieb über 15.000 Euro netto? Nein → keine Registrierkassenpflicht. Belegpflicht bleibt. Ja → weiter.

Frage 3: Liegen davon über 7.500 Euro netto in Barumsätzen? Nein → keine Registrierkassenpflicht. Belegpflicht bleibt. Ja → Registrierkassenpflicht, ab dem viertfolgenden Monat.

Beide Grenzen müssen gemeinsam überschritten sein. Die 15.000 Euro sind dabei der Gesamtumsatz des Betriebs – bar und unbar zusammen –, nicht nur der Baranteil.

Nicht mitzuzählen: Auslandsumsätze, durchlaufende Posten, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, weil das kein Betrieb ist. Mitzuzählen: Hilfs- und Nebengeschäfte, etwa der Verkauf eines Anlagegutes.

Was „bar” wirklich heißt

Hier liegt der zweite große Irrtum. „Bar” ist gesetzlich viel weiter als Bargeld. Entscheidend ist die Zahlung bei körperlicher Anwesenheit.

Zählt als Barumsatz

• Bargeld
• Bankomatkarte vor Ort
• Kreditkarte am physischen Terminal
• Mobile Payment vor Ort, etwa Apple Pay oder Google Pay
• Barscheck
• Einlösung selbst ausgegebener Gutscheine und Bons
• Anzahlungen, Raten- und Restzahlungen in bar

Zählt nicht

• Banküberweisung nach Rechnung
• Online-Banking und eps
• SEPA-Lastschrift und Einziehungsauftrag
• Verrechnungs- und Orderscheck
• PayPal
• Erlagschein
• Kreditkarte im Web-Checkout
• Onlineshop-Zahlungen allgemein

Zu Klarna, Sofortüberweisung und Nachnahme gibt es keine ausdrückliche Aussage von BMF, WKO oder USP. Nach der Systematik – keine Anwesenheit beziehungsweise ein Dritter kassiert – sind sie kein Barumsatz. Das ist eine Einordnung, keine gesicherte Verwaltungspraxis.

Für ein EPU heißt das konkret: Das mobile Kartenlesegerät, das Sie sich angeschafft haben, damit Kunden nicht mehr Bargeld holen müssen, ändert an der Kassenpflicht nichts. Kartenzahlung vor Ort ist Barumsatz.

Die Viertfolgemonat-Regel – hier wird am meisten falsch gerechnet

Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden. Nicht ab dem Überschreitungsmonat.

Beispiel A – monatliche Voranmeldung (Vorjahresumsatz über 100.000 Euro)

Grenzen im Februar überschritten → der UVA-Zeitraum endet am 28. bzw. 29. Februar → es folgen März, April, Mai, Juni → Kassenpflicht ab 1. Juni.

Beispiel B – vierteljährliche Voranmeldung (der typische EPU-Fall, Vorjahresumsatz bis 100.000 Euro)

Grenzen im April überschritten → April gehört ins zweite Quartal, das erst am 30. Juni endet → es folgen Juli, August, September, Oktober → Kassenpflicht ab 1. Oktober.

Der Fehler passiert fast immer bei Beispiel B: Man rechnet ab April und landet bei August. Tatsächlich muss erst das ganze Quartal ablaufen. Das verschiebt den Starttermin um zwei Monate – in beide Richtungen ein Risiko, wenn Sie zu spät oder unnötig früh anschaffen.

Wann die Pflicht wieder wegfällt: Mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres, wenn in einem Kalenderjahr die Grenzen nicht überschritten wurden und absehbar ist, dass sie künftig nicht überschritten werden (§ 131b Abs. 3 BAO). „Absehbar” ist ein unbestimmter Rechtsbegriff – dokumentieren Sie Ihre Begründung schriftlich.

Kleinunternehmer ist etwas völlig anderes

Diese Verwechslung begegnet einem ständig:

	Kleinunternehmerregelung	Registrierkassenpflicht
Gesetz	UStG, § 6 Abs. 1 Z 27	BAO, § 131b
Grenze	55.000 € brutto	15.000 € und 7.500 € netto
Wirkung	keine Umsatzsteuer, kein Vorsteuerabzug	Kassenpflicht

Die beiden haben nichts miteinander zu tun.

Ein EPU mit 20.000 Euro Jahresumsatz, davon 10.000 Euro bar, ist Kleinunternehmer und gleichzeitig registrierkassenpflichtig. Umgekehrt braucht ein Berater mit 200.000 Euro reinem Überweisungsumsatz keine Kasse, ist aber sehr wohl umsatzsteuerpflichtig.

Die Kassengrenze greift also weit früher als die Umsatzsteuergrenze.

Zur Kleinunternehmerregelung selbst: Die Grenze liegt seit 2025 bei 55.000 Euro brutto, betrachtet werden laufendes und vorangegangenes Kalenderjahr. Eine Toleranzregel erlaubt eine Überschreitung bis 10 Prozent, also bis 60.500 Euro – bis Jahresende können Sie dann weiter steuerfrei fakturieren. Darüber sind ab diesem Zeitpunkt alle weiteren Rechnungen steuerpflichtig.

Beleg auch ohne Kasse

Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO gilt unabhängig von der Registrierkassenpflicht – ab dem ersten Barumsatz, auch bei 500 Euro Jahresumsatz.

Pflichtinhalte eines händischen Belegs (Paragon):

1. Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
2. Fortlaufende Nummer, einmalig vergeben, lückenlos
3. Tag der Belegausstellung
4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware beziehungsweise Art und Umfang der Leistung
5. Betrag der Barzahlung

Bei Registrierkassenpflicht kommen dazu: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit, Betrag getrennt nach Steuersätzen, maschinenlesbarer Code mit der Signatur.

Aufbewahrung von Durchschrift oder elektronischer Speicherung: sieben Jahre. Das gilt auch für den Paragonblock in der Lade.

Neu ab 1. Oktober 2026: Der Beleg darf digital erteilt werden – als Anzeige zum Scannen am Display, per E-Mail, App oder Download-Link, ohne Betragsgrenze. Der Papierbeleg bleibt Kundenrecht und muss auf Verlangen möglich sein.

Wenn Sie beim Kunden arbeiten

Für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte gibt es eine Erleichterung (§ 7 Barumsatzverordnung 2015). Namentlich genannt werden unter anderem Friseure, Masseure, Hebammen, Schneider, Ärzte, Tierärzte, Reiseleiter, Fremdenführer und Fotografen. Die Aufzählung ist demonstrativ – entscheidend ist das Merkmal „außerhalb der Betriebsstätte”.

So läuft es ab:

1. Vor Ort händischen Paragon ausstellen und aushändigen. Die Belegerteilungspflicht bleibt uneingeschränkt.
2. Durchschrift behalten.
3. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte – oder an den Wohnsitz, wenn keine Betriebsstätte existiert – ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen.
4. Der Verweis auf die Paragonnummer ist zulässig. Gleich hohe Einzelumsätze dürfen zusammengefasst werden, wenn die Vollständigkeit durch Durchnummerierung gesichert ist.

Das ist eine zeitliche Erleichterung, keine Befreiung von Kasse oder Beleg. Und „ohne unnötigen Aufschub” ist nirgends in Stunden oder Tagen definiert – in der Praxis wird es als „bei nächster Rückkehr in die Betriebsstätte” gelesen, eine verbindliche Frist gibt es dafür nicht.

Der Kassasturz hilft Ihnen nicht. Die vereinfachte Losungsermittlung ist nur in den abschließend geregelten Fällen der Barumsatzverordnung zulässig – Umsätze im Freien, Hütten, Buschenschank, Vereinskantinen, Automaten bis 20 Euro. Coach, Berater, Trainer und Therapeut fallen unter keinen dieser Tatbestände. Für sie gilt volle Einzelaufzeichnung ab dem ersten Cent.

Was eine Lösung realistisch kostet

Marktbeobachtung, Stand August 2026, Angaben netto. Keine Empfehlung, keine Prüfung der RKSV-Konformität im Einzelfall.

Anbieter	Laufender Preis	Signaturzertifikat
helloCash	9,90 bis 27,90 € pro Monat je nach Paket	+ 139,90 € pro Jahr
OnlineBon	19,90 € pro Monat bei Jahreszahlung	inkludiert (A-Trust, 5 Jahre)
ready2order	ab 35,90 € pro Monat	keine Angabe
Asello	ab 54,00 € pro Monat	keine Angabe
Payone	ab 55,90 € pro Monat	keine Angabe

Realistische Bandbreite für ein EPU mit schlanker Cloud- oder App-Lösung: rund 240 bis 500 Euro netto pro Jahr inklusive Zertifikat. Andere Quellen nennen Gesamtspannen von 150 bis 1.900 Euro.

Was gern vergessen wird: Bondrucker (etwa 100 bis 250 Euro), Kartenterminal, Disagio je Kartentransaktion, Erneuerung des Signaturzertifikats nach fünf Jahren und der laufende Aufwand für die quartalsweise Datensicherung.

Ein Hinweis zu Vergleichsportalen: Seiten wie kassensystemevergleich.at oder registrierkassentest.at arbeiten mit Affiliate-Provisionen. Das macht sie nicht wertlos, aber die Reihung folgt nicht nur der Eignung.

Sechs Fehler, die EPU regelmäßig teuer werden

1. Kein Beleg ausgestellt, weil keine Kassenpflicht besteht. Die Belegpflicht ist davon unabhängig.
2. Kleinunternehmer geglaubt, also keine Kasse nötig. Zwei verschiedene Gesetze, zwei verschiedene Grenzen.
3. Viertfolgemonat falsch gerechnet – bei Quartalsvoranmeldung das Quartalsende übersehen.
4. Mobile Umsätze nicht nacherfasst. Paragon ausgestellt, aber nie in die Kasse gebucht. Das ist ein Medienbruch, an dem systematisch Umsätze verloren gehen.
5. Standbeine künstlich getrennt, um unter 15.000 Euro zu bleiben. Wann zwei Tätigkeiten steuerlich ein Betrieb sind, ist Einzelfallbeurteilung – im Zweifel ein Betrieb. Das ist ein bekannter Prüfungsschwerpunkt.
6. Registrierung in FinanzOnline oder Startbeleg vergessen. Erst Signaturerstellungseinheit registrieren, dann die Kasse, dann Startbeleg erstellen und prüfen. Ohne geprüften Startbeleg läuft die Kasse formal nicht.

Der Strafrahmen nach § 51 FinStrG liegt bei bis zu 5.000 Euro und ist wiederholt verhängbar. Noch härter können Strafen bei NIS2-Verstößen ausfallen – dort drohen bis zu 10 Millionen Euro oder 2 Prozent des Jahresumsatzes. Teurer wird in der Praxis die Schätzung: Fehlen ordnungsgemäße Aufzeichnungen, fällt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit nach § 163 BAO weg, und die Behörde schätzt nach § 184 BAO.

Sonderfälle in Kürze

• Vermietung und Verpachtung ist kein Betrieb, daher keine Registrierkassenpflicht. Kippt in gewerbliche Beherbergung, sobald Zusatzleistungen dazukommen – Frühstück, Reinigung während des Aufenthalts, laufende Betreuung.
• Online-Kurse und Onlineshop: Zahlung online ist kein Barumsatz, also keine Kassenpflicht. Eine Rechnung brauchen Sie trotzdem; elektronisch genügt.
• Coaching und Workshops mit Barzahlung vor Ort: voller Barumsatz, keine Erleichterung, kein Kassasturz.
• Marktstände: Kalte-Hände-Regelung, seit 1. Jänner 2026 bis 45.000 Euro netto – vorher waren es 30.000. Voraussetzung: ausschließlich im Freien, keine fest umschlossenen Räumlichkeiten.
• Trinkgeld an Sie selbst ist Bareinnahme und zählt zu den Umsatzgrenzen. Die neuen Trinkgeldpauschalen ab 2026 betreffen nur Dienstnehmer in Gastronomie und Hotellerie – für ein EPU ohne Angestellte sind sie irrelevant.

Die eigentliche Frage für EPU

Wenn Sie keine Kassenpflicht haben, ist die relevante Frage nicht „welche Kasse”, sondern: Wie kommen Honorarnoten, Belege und Zahlungseingänge ohne Handarbeit zusammen?

Und wenn Sie eine haben, ist die kritische Stelle fast nie die Kasse selbst, sondern der Medienbruch drumherum – der Paragon beim Kunden, der abends nacherfasst werden muss, der Belegstapel, der einmal im Quartal zur Steuerberatung wandert, die Quartalssicherung des Datenerfassungsprotokolls, an die sich niemand erinnert.

Genau diese Übergänge lassen sich einmal einrichten und danach vergessen – beispielsweise mit n8n-Workflows für die Buchhaltung, die Belege automatisch erfassen und weiterleiten. Das ist meist der größere Hebel als die Frage, welches Kassensystem zwei Euro billiger ist.

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Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Stand: August 2026.

Quellen

• USP: Registrierkassenpflicht
• WKO: Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht
• WKO: Registrierkassenpflicht – FAQ
• WKO: Kleinunternehmerregelung
• BMF-Erlass zur Einzelaufzeichnungs-, Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht (Findok, PDF)
• BMF: Elektronischer Beleg und digitale Belegmitnahme
• SLT Steuerberatung: Registrierkassenpflicht – mögliche Strafen
• Eberl Legal: Registrierkassenpflicht – Grenzen, Ausnahmen, Strafen
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